PLAN ESTRATÉGICO DE INFORMATICA
Procesos
(5 pasos para desarrollar el plan de informática)
•
Preguntas
a las que debe responder un buen plan de informática
•
Elementos
que debe contener el diseño de los sistemas informáticos
•
Capitulado
de un plan estándar de informática
¿Qué
es la informática?
Informática
o sistemas de información es el conjunto de conocimientos,
técnicas
y procesos que se encargan de la captación, registro, tratamiento
y
explotación de datos en información útil para los propósitos de quien
desea
hacer uso de ella.
En
la actualidad suelen confundirse los términos computación y
cibernética
con la informática; debemos tomar en cuenta que no obstante
que
la computadora constituye la herramienta más ampliamente utilizada
y
poderosa para el registro y proceso de los datos, no debemos confundir
el
instrumento con la función, tal que la computación es la herramienta no
la
función.
La
computación consiste en la aplicación de conceptos y elementos de la
ingeniería
electrónica (hardware), desde la arquitectura básica de los
equipos
hasta telecomunicaciones, redes y robótica, así como la
programación
(software) tanto básica como aplicativa, al monitoreo,
procesamiento
de datos y control de procesos.
La
informática combina los aspectos teóricos y prácticos de la teoría de la
información:
lógica, comunicación, administración, comportamiento
humano,
matemáticas y otros conceptos específicos en función al tipo de
aplicación
informática de que se trate.
Planes
estratégicos de dirección
Alejandro
Lerma Kirchner
Figura
5.2
Figura
5.3 Sistema info ormático
Planes
estratégicos de e dirección
Alejandro
Lerma Kirch hner
La
informática no se limita al uso de computador, es conveniente aclarar
que
tanto los sistemas computarizados de información como los no
computarizados,
son sujetos del estudio y aplicación de la informática.
La
racionalización de los procesos y flujos de datos son un requisito
necesario
para que los sistemas de información puedan funcionar
eficientemente,
con un diseño racionalizado de los sistemas de
información
se eliminan las redundancias, cuellos de botella y posibles
lagunas
en la captación y proceso de los datos.
Un
sistema informático requiere esencialmente datos que son captados y
procesados
durante un cierto tiempo, lo cual es realizado por seres
humanos
quienes pueden efectuar un tratamiento “manual” o pueden
auxiliarse
de diversos instrumentos y equipo como son las computadoras
que
incluyen el equipo periférico y el auxiliar, además de programas o
software,
cuyas instrucciones establecen el tratamiento o proceso
computarizado
que deben sufrir los datos para ser convertidos en
información
útil para los usuarios, la cual se puede presentar impresa,
desplegada
por pantalla o en cualquier otra opción multimedia.
Los
informes se clasifican en gerenciales (para tomar decisiones),
tácticos
(para coordinar el trabajo de otros) y operativos o
operacionales
para respaldar el desarrollo de una tarea específica. Por
último
tenemos a los informes técnicos que podemos definir como
aquellos
que aplican la aplicación de un modelo o cálculo determinado
para
estimar y desestimar las condiciones óptimas que maximicen un
resultado
determinado.
Por
su periodicidad los informes pueden clasificarse en: continuos;
aquellos
que durante todo el día están produciendo, periódicos, que
corresponden
a los informes que se elaboran cada determinado tiempo
(diarios,
mensuales, anuales, etc.), eventuales; son los que se producen
cuando
sucede algo que lo amerita o bien a solicitud empresa del usuario
cuando
lo juzga conveniente.
La
cibernética es una ciencia interdisciplinaria que estudia los sistemas
de
comunicación y control en organismos vivos, máquinas y
organizaciones
sociales de cierto tipo. Esta ciencia ha aportado principios
y
mecanismos que han sido utilizados tanto en la computación como en la
informática.
Planes
estratégicos de dirección
Alejandro
Lerma Kirchner
La
cibernética estudia los sistemas de información y control con el
propósito
de obtener la repuesta o resultados que sirvan de modelo para
futuras
acciones, mediante mecanismos de autocorrección o feedback que
constituye
un concepto fundamental en la automatización tanto de
organismos
biológicos como mecánicos y sociales.
¿Qué
es el plan de informática?
El
plan de informática es el documento que guía a los usuarios de los
mismos
sistemas, para el esfuerzo coordinado de los especialistas en
sistemas
de información a fin de satisfacer sus necesidades de captación,
registro
y proceso de datos. De esta forma podrán contar los usuarios con
la
información suficiente, confiable y oportuna para desarrollar sus tareas
y
tomar decisiones que les competen.
El
plan de informática deberá incrementar la eficiencia en las diferentes
áreas
que integran la empresa o institución, suministrándoles la
información
de calidad que requieran para desarrollar acciones
(ejecución)
y tomar las decisiones en todas y cada una de las tareas que
comprende
el proceso administrativo: prever, planear, organizar,
integrar,
dirigir y controlar.
En
el proceso de desarrollo del plan de informática intervienen:
•
El
personal del área de sistemas de información (gerente y analista)
quienes
se encargan de recabar, analizar y diseñar los aspectos técnicos
del
plan. En el diagrama de flujo previamente presentado se denomina
como
“el informático” al personal del área de sistemas de información
encargado
del desarrollo del plan.
•
Los
usuarios quienes solicitan les sean satisfechas sus necesidades de
información
para la mejor conducción y operación de aquello que está
bajo
su responsabilidad.
•
Los
integrantes del comité del informática quienes fijan prioridades,
normas
y toman las decisiones fundamentales con respecto al plan.
•
Suele
ser recomendable integrar el comité de informática con el fin de
que
todas las áreas de la organización se vean representadas, y sean
tomadas
en cuenta en los proyectos de este tipo, lo cual suele evitar el
sesgo
en la actividad de este departamento, hacia el área de la cual
depende
linealmente.
Planes
estratégicos de dirección
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Lerma Kirchner
•
Los
proveedores de equipo, software y diversos elementos relacionados
con
la informática a fin de que nos suministren la información y
cotizaciones
para efecto de presupuestación.
A
continuación se presenta un proceso estándar, más no el único, que
siguen
diversas organizaciones para desarrollar su plan de informática.
Pasos
para desarrollar el plan de informática
El
primer paso consiste en enterarse y tomar en cuenta las directrices
que
establecen el plan estratégico general de la organización, así como la
normatividad
y las estrategias a nivel superior.
La
consideración de este nivel contesta las siguientes interrogantes:
•
¿Qué
es y desea ser la organización? (planeación estratégica)
•
¿Cuáles
son los principales retos a los que deberá enfrentarse?
•
¿Cuáles
son las estrategias, prioridades y políticas generales de la
empresa
o institución?
•
¿Cuáles
son los recursos que se podrán utilizar para satisfacer las
necesidades
informáticas de toda la organización?
Asimismo,
en este paso se deberán analizar los objetivos y
requerimientos
informáticos para que cada una de las áreas funcionales
cumpla
con los objetivos que ha establecido el plan estratégico del área.
Lo
anterior es útil para orientar la labor del especialista en sistemas de
información
en el estudio correspondiente a cada área y determinar las
propiedades
que cada sistema de información deba tener dentro del plan
estratégico
de informática; este análisis responde a las siguientes
preguntas:
•
¿Cuáles
son las áreas funcionales que integran la organización?
•
¿Qué
debe lograr cada área?
El
segundo paso corresponde a la investigación de las necesidades
especificas
que en materia de informática tienen todas y cada una de las
áreas
organizacionales, funciones, procesos y puestos que integran a la
empresa
o institución. Se procede a observar, aplicar cuestionarios, hacer
revisión
documental y en su caso entrevistar al personal que
corresponda,
obteniendo la siguiente información:
•
¿Cuál
es la situación actual de la organización y de cada área en lo que se
refiere
a sistemas de información?
Planes
estratégicos de dirección
Alejandro
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•
¿Cuáles
son las necesidades de información y futuras por cada área,
función,
proceso y puesto?
•
¿Cuántos
y cuáles recursos podrán destinar cada área al desarrollo,
instalación
y operación de las diferentes tareas que puedan comprender
la
satisfacción de sus necesidades informáticas?
De
este paso se obtienen dos resultados:
•
El
diagnóstico de la situación de cada área y proceso con respecto a las
aplicaciones
informáticas con las que actualmente cuentan, y
•
Un
inventario más o menos detallado de las necesidades de información
en
toda la organización y en cualquiera de los niveles
El
tercer paso corresponde al análisis de la información obtenida para
determinar
la viabilidad técnica, y en su caso economía para satisfacer a
cada
uno de los requerimientos de los sistemas de información, de los
diferentes
usuarios que hayan solicitado. Además en este punto se
deberán
presentar de manera general la forma de satisfacerlos, ya sea
mediante
procesos manuales que impliquen la racionalización de las
operaciones,
sistemas mecanizados o sistemas informáticos
computarizados.
En
este paso se desarrolla el análisis de factibilidad de cada aplicación
desde
el punto de vista:
Técnico:
acceso a hardware, software y demás recursos
Económico:
evaluando costo y beneficio de cada aplicación
Operacional:
evaluando la solución deseada dentro de las condiciones y
restricciones
que presenta la organización
El
cuarto paso consiste en el desarrollo conceptual de las diversas
soluciones
informáticas indicando aquellas que puedan ser adquiridas a
modo
de paquetería y las que necesariamente deban ser desarrolladas ya
sea
mediante recursos internos o a través de la participación de terceros.
Con
base en la experiencia y en la investigación que se haga con respecto
a
cada solución (aplicación informática), se deberá calcular el monto de la
inversión
y gasto que cada aplicación informática tendría para poder
realizar
un presupuesto general del plan.
•
El
diseñador del sistema incluye:
El
diseño lógico: datos, procesos y resultados
(entradas/procesos/salidas).
Operación
del usuario: simplicidad, eficiencia y detección de errores
Planes
estratégicos de dirección
Alejandro
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Diseño
de la base de datos: relación lógica entre los datos, requerimientos
de
volúmenes y rapidez, diseño y organización de los archivos y
especificaciones
de los registros
•
El
diseño físico: equipo y su localización
El
quinto paso comprende la presentación del proyecto de plan
informático
al comité de informática, integrado por el personal de área de
sistemas.
El comité evalúa y en su caso determina las modificaciones que
convengan
y al finalizar lo aprueba para que este sea considerado como el
plan
maestro que deberá regir las actividades relacionadas con la
informática
en la organización durante el período que el plan comprende.
Es
importante mencionar que un plan no está completo si le falta el
programa
de actividades y el presupuesto con su flujo de efectivo.
Asimismo,
los integrantes del comité deberán conocer y considerar los
recursos
con que cuente la organización para satisfacer dichas
necesidades
de información (recursos tecnológicos, humanos y
financieros).
Para
efecto de la forma en que se deba presentar el plan de informática,
posteriormente
comentamos el capitulado estándar que suele utilizarse.
Debido
a que la función de sistemas de información organizacionalmente
constituye
un departamento de servicio a todas las áreas de la empresa o
institución,
tanto sus alcances como los resultados tienen efecto indirecto
en
todas las áreas de la organización, mediante el suministro de
información
que les permita tomar mejores decisiones, planear y
coordinar
mejor el trabajo y llevar también un mejor control de las
actividades
que comprende.
Un
buen plan de informática deberá dar respuesta a las siguientes
preguntas:
•
¿Qué
información requieren o les es conveniente a cada una de las áreas,
funciones,
procesos y puestos que integran la organización?
•
¿Cada
cuando requiere esa información?
•
¿En
dónde se requiere esa información?
•
¿Con
que presentación la requieren para hacerla más amigable y útil para
el
usuario?
•
¿En
dónde se encuentran los datos relativos a cada tipo de información?
•
¿Cuál
es el proceso que deberá seguir para captar, registrar y obtener los
resultados
informáticos deseados?
Planes
estratégicos de dirección
Alejandro
Lerma Kirchner
•
¿Cómo
se pueden satisfacer las diversas necesidades informáticas de la
organización?
•
¿Cuánto
tiempo llevaría satisfacer esas necesidades?
•
¿Cuánto
costaría satisfacer las necesidades informáticas?
•
¿Cuál
debe ser la participación de los usuarios y del personal del área de
sistemas
de información?
El
diseño del sistema comprende los siguientes elementos:
•
Información
requerida
•
Documento
fuente
•
Forma
de captación y registro
•
Diseño
de datos: base de datos o conjunto de archivos que deberán
contener
la información requerida, indicando las características de cada
uno
de los datos en cuanto a su naturaleza (numéricos, alfanuméricos,
alfabéticos),
sus parámetros o variables, su posible redundancia y la
relación
o interconexión que tienen con otros datos.
•
El
diseño lógico del proceso para el tratamiento de la información:
mantenimiento,
validación, disponibilidad y utilización de los datos en
diferentes
propósitos informes o reportes.
El
plan de informática tiene por objeto responder a las siguientes
preguntas:
•
¿A
que áreas, funciones, procesos o puestos se deberá dar respaldo en lo
que
se refiere a la instalación, mantenimiento y operación de sistemas de
información?
•
¿Qué
tipo de recurso informático (computarizado y no computarizado) se
deberían
tener?
•
¿Cuál
puede ser el costo y el beneficio de cada aplicación informática?
•
¿En
cuánto tiempo y cuando se deberán satisfacer las necesidades de
proceso
de información de las diferentes áreas, funciones, procesos y
puestos
de la organización?
•
¿Cuál
será la inversión total y por aplicación que se deberá realizar para
contar
con las ventajas y funcionalidades que pretende el plan?
•
¿Quiénes
tienen algún tipo de responsabilidad en el desarrollo de las
acciones
previstas por el plan informático?
No
existe un capitulado único para presentar el plan informático, esto
depende
de los propósitos, formación y gusto de quien lo desarrolla; no
Planes
estratégicos de dirección
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obstante
lo anterior a continuación se describe un capitulado estándar
que
presenta elementos comunes en muchos de los planes informáticos.
1.
Carátula:
identifica el documento como plan de informática indicando el
nombre
de la organización y el periodo que comprende.
2.
Índice:
referencia cada elemento del plan con el número de página que
les
corresponde.
3.
Resumen
ejecutivo: contiene el extracto del plan en un máximo de 4
hojas
con el fin de reducir el tiempo y esfuerzo requerido para que la
dirección
general y alta gerencia se entere fácil y rápidamente del
contenido
del plan sin necesidad de leer todo el documento. La persona
que
desee o requiera enterarse con mayor detalle de un determinado
aspecto,
podrá consultar el índice y dirigirse a la parte del plan que
contenga
la información en detalle que requiera.
4.
Objetivos:
que se pretende lograr con el plan informático tanto a nivel
general
como por cada una de las áreas, funciones o procesos.
Un
buen plan se debe anticipar a las demandas del futuro, administrar
bien
implica prever el futuro y resolver de antemano los problemas y/o
escasez
que pudiesen presentarse.
5.
Estrategias:
aplicables al esfuerzo informático y en su caso la descripción
de
las políticas informáticas que se deberán seguir en cuanto a equipo,
programación
y contratación de servicios relacionados.
Indique
las unidades clave del negocio, las cuales deben tener mayor
prioridad
y cuidado en la oportuna satisfacción de sus necesidades
informáticas.
6.
Descripción
de la situación actual: en la que se encuentran los sistemas
de
información operados en la organización, mencionando el nivel en que
estos
satisfacen las necesidades de los diferentes usuarios, así como los
diferentes
problemas y limitaciones que se presentan.
7.
Relación
de requerimientos informáticos: y descripción de las
aplicaciones
cuyo objetivo sea la satisfacción de cada uno de esos
requerimientos.
En
requerimientos informáticos se deberán describir tanto los actuales
como
aquellos previstos por la evolución, modernización y dinámica de
crecimiento
de la organización.
Es
recomendable hacer un análisis del costo beneficio por cada una de las
aplicaciones
informáticas a implementar, este estudio debe ser útil para
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estratégicos de dirección
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que
el comité determine prioridades y la conveniencia “económica” para
desarrollar
una determinada aplicación.
8.
Programa
general de las actividades: que deban ser desarrolladas
dentro
del plan, indicando su duración, fecha de inicio, revisión y
terminación,
recursos necesarios y responsables en cada subproyecto.
Dependiendo
de la situación de la cual se parta y de los objetivos que se
deseen
alcanzar, el desarrollo del plan de informática puede consistir:
En
una simple automatización donde se transfieren los procesos
manuales
al computador.
Conversión
en donde se pasan y adaptan sistemas computarizados de un
equipo
a otro o de un sistema computarizado (paquete) a otro.
Un
proceso de racionalización donde se pretende mejorar el desempeño
en
cada sistema informático, incluyendo los procesos no computarizados,
o
bien
La reingeniería
de los sistemas buscando el óptimo desempeño
desarrollando
nuevas aplicaciones informáticas.
Cuando
el plan comprende el desarrollo de nuevas aplicaciones que
deben
corren en un equipo de cómputo, en el programa de informática se
deberá
especificar en secuencia los tiempos correspondientes al:
•
Análisis
del sistema
•
Diseño
del sistema
•
Procesos
•
Programas
•
Archivos
o bases de datos
•
Diseño
de resultados:
•
Impresos
•
Desplegables
en pantalla
•
Informes
multimedia
•
Programación:
traducir las necesidades de tratamiento a los datos en
código
inteligibles para el computador.
•
Prueba
de cada unidad o programa, prueba de cada proceso y prueba
general,
tanto con los datos de prueba como con los datos reales y
volúmenes
reales de la información que deba ser procesada, paralelo de
procesos
y prueba piloto.
•
Conversión
de datos cuando se requiera
•
Carga
o captura de registros maestros
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estratégicos de dirección
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•
Entrenamiento
o capacitación a usuarios
•
Tiempos
en paralelo, cuando se deba operar durante algún tiempo, tanto
con
el nuevo sistema como con el viejo
•
Liberación
o puesta en producción de la aplicación con la revisión
constante
de que el sistema satisfaga las necesidades informáticas del
usuario
•
Documentación
de los sistemas que incluyen la formulación de al menos
los
manuales técnico y de operación
•
Mantenimiento
para resolver cualquier inconsistencia o error oculto en el
nuevo
sistema y mantenerlo actualizado.
Cuando
hay alguna acción o cambio de equipo deben considerarse los
costos
y tiempos relacionados con ello, como son la instalación física y de
software
básico y aplicativo; puesta a punto, entrenamiento para los
nuevos
equipos, etc.
En
el caso de adquirir paquetes de software, el ahorro de tiempo consiste
esencialmente
en el que se dedicaría al análisis y a la programación, pero
es
común que sea necesario considerar el esfuerzo relacionado con la
adaptación
de la paquetería, la capacitación de los usuarios y la
instalación
del paquete hasta su liberación que es el momento en el que el
usuario
opera por sí mismo el sistema sin requerir en forma constante del
especialista
informático.
En
el programa de actividades se deberán resaltar las fechas y tiempos de
revisión
de avance para asegurar que las cosas se vayan dando como es
planeado
o requerido.
9.
Presupuesto
requerido: con indicación pormenorizada por rubro y
tiempo
de las erogaciones que se deberán hacer para que opere el plan de
informática,
que incluye el hardware local y para las telecomunicaciones,
software,
servicio y al personal.
10.
Anexos: comprende documentos con diversa información, como es la
especificación
de equipos, proveedores, legislación y normatividad
aplicable
en aspectos tales como son las telecomunicaciones,
disponibilidad
de líneas, servicios de internet, etc.
La
descripción de los recursos de equipo (hardware) requeridos,
incluyendo
CPU, capacidad de memoria, velocidad de proceso, espacio
para
el almacenamiento secundario, dispositivo de respaldo, impresoras,
Planes
estratégicos de dirección
Alejandro
Lerma Kirchner
equipo
de comunicaciones, facilidades de internet, equipo auxiliar,
insumos
misceláneos, etc.
Es
recomendable incluir un esquema resumido de las aplicaciones
propuestas,
cuando ya se cuente con algún adelanto respecto al análisis y
diseño
de las mismas, a fin de brindar a la dirección con mayores
elementos
para evaluar los alcances del plan.
El
detalle del diseño de cada aplicación informática aparecerá en la
documentación
respectiva, la cual deberá estar disponible de acuerdo con
las
fechas establecidas en calendario correspondiente al programa
general
de actividades.
Las
especificaciones técnicas de cada diseño de sistema informático
aparecen
con todo detalle en la documentación correspondiente a cada
sistema
de informático que se vaya desarrollando. A continuación se
enlistan
algunos de los elementos que usualmente forman parte de la
documentación
detallada de los sistemas de información computarizados.
•
La
descripción de la base de datos, con su tipología, datos, diseño de
registros,
tipos de datos, campos, “llave”, etc.
•
Flujos
para cada proceso y en general, instrucciones de operación,
parámetros,
estándares de programación, diagramas de bloque y de
programación
estructurada, etc.
•
Diseño
de paneles de control y desplegados visuales así como fases, pasos
y
parámetros para procesos interactivos.
•
Diseño
de reportes impresos con sus características, datos que contienen,
periodicidad
y eventualmente relación de usuarios.
•
Diseño
multimedia con imágenes, sonido y video.
•
Facilidades
adicionales del sistema, como son generador de impresos,
gráficos
y consultas esporádicas.
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